Projektleiter

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Der Projektleiter ist für die operative Planung und Steuerung des Projektes verantwortlich. In diesem Zusammenhang trägt er die Verantwortung für das Erreichen von Sach-, Termin- und Kostenzielen im Rahmen der Projektdurchführung. Im Bereich der Planung legt er Ziele sowie benötigte Ressourcen für deren Erreichung fest.

Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Aufgaben des Projektleiters

Im Rahmen der Projektplanung bestehen die Hauptaufgaben des Projektleiters in der Ressourcen- und Budgetplanung sowie in der Zielsetzung des Projektes.

[Bearbeiten] Projektdefinition

Möglichst präzises Formulieren realistischer Projektziele: Zustand, der am Ende des Projektes herrschen soll, Maßnahmen um den Sollzustand zu erreichen, sind nicht Teil der Zielformulierung.[3] Wurden mit dem Auftraggeber noch keine konkreten Projektziele abgehandelt, ist es zentrale Aufgabe des Leiters, diese mit dem Auftraggeber abzustimmen. Weiter zählt hierzu die Dokumentation des Projektauftrages, um die Genehmigung des Projektes durch den Lenkungsausschuss zu sichern.

[Bearbeiten] Projektorganisation

Zur Projektorganisation zählen vor allem die Rollendefinition, die Integration des Projektes in die bestehende Unternehmensstruktur sowie der Aufbau projektbezogener Team- und Kommunikationsstrukturen. Bei der Zusammensetzung der Projektteams sind Qualität sowie Anzahl der Mitglieder zu beachten. Einerseits sollten alle wichtigen Interessengruppen vertreten sein, anderseits jedoch sollte die Größe des Teams nicht überschritten werden, da nur in Gruppen bis zu acht wirklich effizient gearbeitet werden kann. Die Projektleitung sollte außerdem mit einer gezielten Organisation Strukturen setzen, die das Chaos und daraus folgende Unsicherheiten begrenzen (Strukturierung in Projektstufen sowie Projektphasen).

[Bearbeiten] Projektplanung

Der Projektleiter ist dafür zuständig, das Projekt effizient zu planen, zu koordinieren und zu steuern. Dabei helfen ihm traditionelle Instrumente wie die Netzplantechnik, die Projektkostenplanung und die Einsatzmittelplanung. Zu den neueren Instrumenten der Planung zählen auch die Projektdefinition, die Analyse des Projektumfelds, die Projektstrukturplanung sowie phasenbezogene Workshops (Projektstart-, Meilenstein-, Projektabschlussworkshop). Oben genannte Instrumente helfen, Projekte in ihrer Gesamtheit zu betrachten, Abhängigkeiten darzustellen sowie die projektinterne Kommunikation zu erleichtern.

[Bearbeiten] Kommunikation

  • Planung geeigneter Kommunikationsstrukturen
  • Motivation der Mitglieder zu intensiver Kommunikation
  • Weiterleiten benötigter Information

In der betrieblichen Praxis kann es zu der Weitergabe von Fehlinformation kommen bzw. erfolgt ein nur geringer oder kein Informationsaustausch. Dies kann zu Demotivation von Projektbeteiligten und daraus resultierend zu ineffizienter Arbeit führen. Der Projektleiter sollte daher vor allem darauf achten, dass Inhalt, Zeitpunkt sowie Art der Kommunikation aufeinander abgestimmt werden, um so einen reibungslosen Informationsaustausch innerhalb der Gruppe zu gewährleisten.

[Bearbeiten] Umfeldmanagement

Die Mitglieder von Projektteams werden oft von unterschiedlichen Abteilungen zusammengefasst, wobei abteilungsbezogene Interessen entstehen. Zur besseren Verständlichkeit: In einem Projekt zur Produktentwicklung beispielsweise, strebt die technische Abteilung vordergründig eine technologische Lösung an, wogegen der Vertrieb wiederum ein wettbewerbsfähiges Produkt wünscht. Hierbei ist es Aufgabe des Projektleiters eine so genannte Integrationsfunktion zu übernehmen:

  • Ausgleich unterschiedlicher Interessen
  • Überbrückung von Kulturunterschieden
  • Bildung eines Teams, das an einem Strang zieht.
  • Projektcontrolling

Im Zusammenhang mit Projektcontrolling überwacht der Projektleiter die Projektleistung, Termine und Kosten sowie deren Übereinstimmung mit definierten Projektzielen. Die Übertragung dieser Tätigkeit an ein Teammitglied ist in der Praxis üblich (Projektcontroller). Projektdokumentation Der Projektleiter ist dafür zuständig, dass vom Projekt betroffene Abteilungsleiter regelmäßig informiert werden und zu vereinbarten Zeitpunkten, oder bei Bedarf, die Projektergebnisse gemeinsam abgestimmt werden (z. B. im Beratungsausschuss).

[Bearbeiten] Mitarbeiterführung

Der Projektleiter führt Mitarbeiter oft, ohne deren direkter Vorgesetzter zu sein. Auch ohne diese direkte Macht möchte der Projektleiter, dass in seinem Projekt motiviert und verlässlich gearbeitet wird - in der Praxis ist dies oft schwer durchzusetzen und nur durch hohe Motivation seitens des Projektleiters zu bewerkstelligen. Wie bereits erwähnt, hängt die Führung der Mitarbeiter von der jeweiligen Leitungsstruktur ab. Dabei fallen dem Leiter folgende Aufgaben und Kompetenzen zu:

  • Zuweisen entsprechender Projektteilaufgaben an Gruppenmitarbeiter
  • Mitsprache bei Urlaubs- und Abwesenheitsplanung der Mitglieder
  • Aus- und Weiterbildung der Gruppe in Hinblick auf Projektergebnis und deren Erreichen
  • Löst Konflikte innerhalb der Gruppe, da diese die interne Zusammenarbeit erschweren können.
  • Stärkung des Teamgefühls und Motivation der Gruppe
  • Gestalten eines kreativen Arbeitsklimas (Vermeiden von Widerstand gegenüber neuen Lösungen).

In der Praxis werden häufig vom Organisationsproblem betroffene Personen als Projektleiter eingesetzt, um zu verhindern, dass organisatorische oder informationstechnische Angelegenheiten gegenüber den Interessen der Betroffenen überwiegen.

[Bearbeiten] Anforderung an einen Projektleiter

Folgende Qualifikationen sowie Fähigkeiten sollte ein Projektleiter aufweisen: Beherrschen der Projektmanagement-Instrumente und deren Anwendung Erfahrung in der Projektarbeit Den Blick fürs „Ganze“ (da der Projektleiter alle Arbeiten innerhalb eines Projekts koordinieren muss) Soziale Qualifikation, vor allem die Fähigkeit zur Führung der Projektgruppe (Fähigkeit zu delegieren, Vorbildfunktion) Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Zeitdruck, Umgang mit Widerständen Kommunikationsfähigkeit: Koordinierungsaufgaben, Kontaktfreudigkeit, Überzeugungsfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, Verhandlungshärte und -geschick